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突然ですが、あなたは1日のうち何時間をiPhoneと共に過ごしていますか？おそらく家族よりも長く、iPhoneと一緒にいると思います。

そんなiPhoneだからこそ、プライベートだけではなくビジネスシーンにおいても最高のパートナーとして使いこなしたいですよね。

特に、日々膨大に押し寄せる業務タスクの整理や目まぐるしく進むプロジェクトの進行管理など、延々と仕事に追われる日々が続いていきます。

そんな時、iPhoneがあなたの業務をサポートしてくれるとしたら最高ですよね。それを可能にするのが今回ご紹介する「Trello」というアプリです。

今回はいつもと少し趣向を変えて仕事でもiPhoneを最高のパートナーにしてくれるアプリ「Trello」の使い方について紹介します。

Trelloとは？

Trelloとは、ToDoやタスクを「付箋」のような感覚で管理できる「タスク管理ツール」で、2016年4月より日本語にも対応したことで国内にもユーザーが広がってきました。

ボードの上に貼った付箋を貼ったり剥がしたり移動させたりすることで、タスクの進行状況と全体像を見えやすくツールです。

今や世界を代行する「Google」や楽器界の最大手「Fender」など名だたる企業も業務で活用しているアプリで、基本的に無料で使えるというのも見逃せないポイントです。

Trelloの使い方

ではここからTrelloの詳しい使い方について解説していきます。

Trelloについてもう少し詳しく説明すると、3つの要素がありそれぞれ「Board（ボード）」「List（リスト）」「Card（カード）」と呼ばれる要素を使ってタスクを管理します。

✅ボード：全体のフィールド。管理したいプロジェクトごとに作成する。
✅リスト：タスクの区分。ToDo管理では進捗状況などに分けて使うとわかりやすい。
✅カード：タスク。期日やタグ付など細かく管理できる。

タスクひとつひとつを「カード」として登録し、「ボード」の上で管理しますが、「リスト」という区分に分けることでそのタスクの状態や種類を見える形で分類します。

カードをひとつひとつドラッグ&ドロップすることでリスト間を移動させることができるので、本当に付箋を掴んで移動させるという動作がそのままWEB上で再現されているのです。

さらに、カードの詳細を開くと「期限」や「チェックリスト」などタスクの中でも詳細な進捗管理が可能となっています。

普通のタスク管理アプリだと「そのままにしておく」か「完了」しか選べず、完了してしまうと見つけづらくなってしまいますが、Trelloの場合は「リスト」をうまく活用することでそのタスクが今どんな状況にあるのかをわかりやすくすることができます。

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「作業に取り掛かっているけど完了はしていない」という微妙な状態の時ってよくありますが、そんなときにTrelloは便利なツールなんです。

Trelloを使いこなすアイデア小技集

それではここからTrelloを使いこなすためのアイデア小技をいくつかご紹介します。

どれもタスク管理アプリとしては画期的で、尚且つすぐに始められる活用法なので是非トライしてみてください。

ToDo管理を見える化

まずは普通のToDo管理としての活用法で、リスト機能を使って「Inbox」「タスク」「進行中」「依頼中」「完了」の5種類に分けました。

まず、やるべきことが生まれたらとりあえず「Inbox」に全て入れていきます。
そして、やるべき期日が確定したものから「タスク」へ移動させます。
その際に、カードの詳細から期日やチェックリストなどを入力するとより管理しやすくなります。

実際に作業へ取り掛かり始めたら「進行中」へ移動させます。
作業の工程で別の人に作業をパスすることになったら「依頼中」へ移動させます。
この依頼中を使いこなすのがこのTrelloならではの機能と言えます。
通常のタスク管理では他の人に依頼したものの進捗を管理するのはなかなか難しいですよね。
この機能を使えば「今、どのタスクを、誰に依頼していて、いつまでに完成するのか」がひと目でわかります。

そして、全ての作業を終えたときに「完了」へと移動させます。

1年間かけて達成したいことリストを作ってみる

Trelloは具体的なToDo管理だけではなく、成し遂げたいことを箇条書きにしてリスト化するという使い方もできます。

できたことは完了リストに入れていき、できなかったことは次の月に回すなどの工夫をすることで立てた目標を忘れることなく追いかけ続けられます。

マネージャー必見！チームのタスク管理

少数精鋭の事業部マネージャーにとって目からウロコの使い方がこちらで、リストにメンバー名を入れてタスク管理することで、今誰がどんな作業をいつまでに仕上げるつもりで稼働しているのかがわかります。

ボード上部の「招待」から部下をこのボードに招待することで招待されたチームメンバー全員で操作することができますので、わざわざ「あの件どうなってる？」と聞く必要もありません。

Macとの連携もシームレス

ウェブ上でのサービスとして始まったのでもちろんブラウザやMac Appsでも利用でき、Macで作成したボードをiPhoneで閲覧・編集まで可能です。

会社ではPCで、外出先ではiPhoneでという使い分けをするとより一層便利に活躍してくれます。

iPhoneでTrelloを使いこなすことができれば、メンバーがボードを更新したときに通知を受け取って即座に進捗を把握することもできるので本当に便利です。

TrelloとiPhoneであなたの仕事のクオリティがワンランクアップすること間違いなしですので、是非活用してみてくださいね。